비즈니스 플랫폼 리멤버가 직장인 614명을 대상으로

'직장 내 회의 문화'에 대해 조사한 설문조사를 보면, 

응답자의 69%는 '불만족스러운 회의를 경험한 적이 있다'고 답했는데요.

이유로는 '결론 없이 흐지부지 끝나서'라는 답변이 27%로 가장 많았어요.

💡 회의 상태 췍(check)!

의미 없는 회의가 되지 않고, 회의를 연 목적을 잘 달성하기 위해

검토해 보면 좋은 체크리스트에요. 지난 회의들을 돌아보며 잠깐 체크해 볼까요?

1. 회의에서 무엇에 대한 결정을 내려야 하는지 명확히 알고 있다. 〔 〕
2. 회의에 필요한 적절한 참여자가 구성되어 있다. 〔 〕
3. 회의 참여자들이 회의의 목적과 중요성을 이해하고 있다. 〔 〕
4. 회의가 제 시간에 결과물을 도출하고 끝난다. 〔 〕
5. 회의 참석자들의 발언의 양이 비슷하다. 〔 〕
6. 회의에서 서로 다른 의견을 존중하고 경청한다. 〔 〕
7. 회의가 맴돌거나, 막히거나, 주제에서 벗어나지 않고 진행된다. 〔 〕
8. 회의에서 뛰어난 수준의 결과물이 도출된다. 〔 〕
9. 회의 이후 결과물이 잘 실행된다. 〔 〕

출처: 조직개발 컨설팅 기업 '위비드' 홈페이지

💡 잠깐, 회의의 목적도 생각해 봐요

회의는 참여자 모두의 시간이 들어가는 자리인 만큼,

무턱대고 모이기보단 그 목적에 맞게 진행하는 것이 중요한데요. 

때로는 다른 소통 수단이나 의사결정 방식을 고려하는 것이 효과적일 수 있어요.

프로젝트 진행 상황이나 업데이트 공유, 사내 행사 공지 등의 '단순 정보 전달'

👉🏻 메일이나 메신저를 통해 공유

여러 선택지 중 하나를 골라야 할 때처럼 '객관적 정보에 대한 선택'이 필요할 때

👉🏻 온라인 투표 등을 활용

공동의 업무에 관련된 결정이 아니라서 '팀 전체에 영향을 미치지 않을 때'

👉🏻 소그룹만 모여 소통

⚠️회의가 필요한 경우

어떠한 의견에 대해 옳고 그름을 이야기하거나, 

앞으로의 방향 또는 새로운 아이디어에 대해 생각을 나누는 등 '논의가 필요할 때'  

임원 워크숍보다 앞선 3월 27일에는 'Change Agent 워크숍'이 열렸는데요. 

긍정적인 조직문화 조성과 조직별 New Purpose 내재화 주도를 목적으로

구성된 총 46명의 Change Agent들은

앞으로 임원들을 도와 조직별 워크숍을 잘 이끌어 나가기 위해 

💡 누구나 공감할 수 있었던 포인트

Change Agent들은 워크숍에서 각자가 경험한

조직 속 논의 및 회의의 장면을 떠올리면서 
회의에서 어려웠던 점과 개선하고 싶은 점 등을 공유하기도 했어요. 

'내용이 삼천포로 빠질 때, 언제 끝나는지 아무도 모를 때'  곤란했다는

웃음과 공감을 동시에 자아내는 내용들과 더불어

'의견 말하는 타이밍 잡는 법, 많은 구성원들이 발언하도록 하는 법' 등

다들 한 번쯤 고민해 봤던 개선점에 대해서도 여러 의견이 나와 

회의에 대한 고민은 누구나 비슷하게 한다는 사실을 알 수 있었어요! 

회의는 참여자 모두의 시간이 들어가는 자리인 만큼,

시간을 허투루 쓰지 않는 것이 중요하죠.    

회의의 효율성을 높이기 위해 활용되는 '퍼실리테이션'에 대해서는 

처음 들어본 삼양인들도, 약간은 알고 있는 삼양인들도 있을 텐데요!  

💡 최선의 의사결정을 촉진하는 기법

퍼실리테이션은 집단이 효율적으로 최선의 방안을 찾도록 의사결정을 돕는 기법이에요.

다양한 사람들이 자신의 생각을 최대한 많이 꺼내 놓게끔 하고, 

그 의견들을 결합함으로써 합리적이고 이상적인 의사결정을 하도록 촉진해요.

퍼실리테이션이라는 도구를 통해 의사소통과 의사결정의 방식을 바꾸게 하는 거죠. 

💡 회의의 리더, 퍼실리테이터

퍼실리테이터는 이러한 회의를 설계하고 운영하는 일을 해요.

솔직한 생각을 공유할 수 있는 안전한 분위기를 만드는 것에서 시작해,

자신의 생각을 꺼내어 다른 사람의 생각과 비교하고 탐색하며

서로의 관점을 확장해 최선이면서 동시에 모두가 받아들일 수 있는 결론을 도출하도록 돕죠. 

퍼실리테이터는 회의에서 마지막 결론을 내릴 때 유의해야 할 점이 있는데요. 

모두의 의견을 다 합치는 것이 아니라, 제일 좋은 의견을 도출해 내는 것에 초점을 맞춰야 해요.  

💡 회의의 출발은 '심리적 안전감'에서부터 

그리고 여기서 또 중요한 포인트! 

퍼실리테이터뿐만 아니라 회의의 모든 구성원이 꼭 알아야 할 부분도 있어요. 

바로 '심리적 안전감*'인데요. 

*심리적 안전감

구성원이 자신의 의견을 자유롭게 제시하고 실패에 대한 두려움 없이 새로운 것을 시도할 수 있는 조직 문화

사람들 앞에서 내 생각을 밝힌다는 것은 용기가 필요한 일이기 때문에

발언할 만한 분위기가 조성돼 있는지가 중요해요.  

사람들이 편하게 말할 수 있는 환경과 도구를 만들어 주는 퍼실리테이터의 역할이 이때 필요하죠. 

그럼 퍼실리테이션을 실제 회의에 적용할 수 있는

몇 가지 기법들도 함께 알아볼까요?  

💡 라운드 로빈(Round Robin)

💡 갤러리 워크(Gallery Walk)

💡 월드 카페(World Cafe)

소그룹을 구성하는 방식이 '갤러리 워크'와 같은데요. 
각 테이블에 나눠 앉은 그룹이 안건에 대해 토론을 진행한 뒤, 
그룹별로 테이블을 옮겨가며 그룹vs그룹으로 서로 다른 아이디어를 공유하는 방식이에요. 
협업 및 아이디어 발전을 도모하기 유용해요.   

이외에도 실제 기업들의 회의 문화는 어떤 것들이 있는지,

글로벌 기업의 예시를 살펴보면서 오늘 내용 마무리해 볼게요! 

💡 글로벌 기업들은?

아마존 "의사결정의 속도를 높이자!"

사람이 많을수록 창의력과 생산력을 떨어트린다는 이유로, 피자 두 판으로

배를 채울 수 없을 만큼의 인원이 모이는 회의는 열지 말아야 한다는 '피자 두 판의 규칙'과

회의 내용을 잘 모르는 사람도 이해할 수 있을 정도로 쉽게 작성한 6장 이내의 보고서를

회의 전에 읽고 참석하게 하고, 본격적인 회의에선 빠른 의사결정을 하는

'내러티브 메모(Narrative Memo)' 제도를 사용하고 있어요.   

애플 "실행까지 제대로 연결되도록 하자!"

회의 마지막에 모든 결정사항에 대한 책임자(DRI, Directly Responsible Individual)를 선정해요. 
이는 가장 직접적으로 관련 결정 사항 및 실행 전반에 대한 책임을 지는 사람이에요.

GE "구성원 스스로 문제를 발견하게 하자!"  

이외에도 국내외 기업들은

회의의 목적에 대해 다시 한번 생각해 보고, 

회의의 효율성을 높일 수 있는 방법을 알아본 오늘의 뉴스레터, 잘 보셨나요? 

구성원이 적극적으로 발언하고, 서로의 의견을 존중하며,

실질적인 해결책을 도출하는 회의 문화가 자리 잡힐 때

조직은 성장하고 발전할 수 있다는 것, 기억해 주세요! 

앞으로 진행될 New Purpose 조직별 워크숍에도

많은 관심 가져주시길 바라며, 

그럼 다음 주에도 새로운 소식으로 만나요♥